Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Viet Hoang, Allee der Kosmonauten 26, [PLZ Ort], erreichbar unter demo@vietmatch.de (nachfolgend „VietMatch", „wir" oder „uns"). Weitere Angaben zur Verantwortlichen ergeben sich aus dem Impressum.

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der vorstehenden E-Mail-Adresse. Ob und in welchem Umfang VietMatch zur Bestellung einer/eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist, wird gesondert geprüft; sofern eine/ein Datenschutzbeauftragte:r bestellt ist, werden deren/dessen Kontaktdaten hier ergänzt: [Name, Kontakt Datenschutzbeauftragte:r].

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer:innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform und ihrer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt. Rechtsgrundlagen sind insbesondere die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie, soweit eingeholt, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

In den folgenden Abschnitten erläutern wir für die einzelnen Funktionen der Plattform, welche Daten wir zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten.

Beim Aufruf der Plattform werden automatisch technische Verbindungsdaten („Server-Logfiles") verarbeitet, u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und verwendetes Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer).

Diese Daten sind zur technischen Bereitstellung der Plattform sowie zur Gewährleistung von Systemsicherheit und -stabilität erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Näheres zu unseren Dienstleistern und deren Serverstandorten finden Sie in § 18.

Die Plattform verwendet Cookies und vergleichbare Speichertechnologien in zwei Kategorien: technisch notwendige Cookies, die ohne Einwilligung eingesetzt werden dürfen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG), und optionale Analyse-Cookies, die wir erst nach Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner setzen (§ 25 Abs. 1 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Beim Login setzen wir ein Session-Cookie unseres Authentifizierungsdienstleisters, das Sie während Ihrer Sitzung angemeldet hält, sowie ein Cookie, das Ihre Nutzerrolle für eine schnellere Auslieferung der Seite zwischenspeichert (Gültigkeit bis zu einer Stunde). Beide Cookies sind technisch notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG) und werden gelöscht bzw. laufen automatisch ab, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Ihre Einstellung für die Darstellung (helles/dunkles Design) speichern wir lokal in Ihrem Browser (Local Storage), nicht als Cookie und nicht auf unseren Servern.

Nutzen Sie die Plattform über mehrere Subdomains (z. B. talent.vietmatch.de und arbeitgeber.vietmatch.de), können die vorgenannten Cookies domainübergreifend gültig sein, damit Sie nicht mehrfach angemeldet werden müssen.

Beim ersten Besuch der Plattform zeigen wir einen Cookie-Banner, über den Sie der Nutzung optionaler Analyse-Cookies (siehe § 5) zustimmen oder widersprechen können. Ohne Ihre Zustimmung werden diese Cookies nicht gesetzt. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern.

Wir setzen die Dienste Vercel Analytics und Vercel Speed Insights unseres Hosting-Anbieters Vercel ein, um die Nutzung der Plattform aggregiert auszuwerten (z. B. aufgerufene Seiten, Ladezeiten) und die Plattform technisch zu verbessern.

Diese Dienste arbeiten nach Angaben des Anbieters ohne Cookies und ohne dauerhafte, geräteübergreifende Wiedererkennung einzelner Nutzer:innen; es werden aggregierte Nutzungs- und Performance-Daten erhoben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherstellung und Verbesserung der technischen Qualität der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zusätzlich setzen wir das Analyse-Tool PostHog ein, um die Nutzung der Plattform im Detail zu verstehen und weiterzuentwickeln — u. a. besuchte Seiten, Klickverhalten, Fehlermeldungen (Exceptions) und, sofern aktiviert, Sitzungsaufzeichnungen (Session Replay) des Bildschirms. PostHog setzt hierfür Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien (Local Storage) zur Wiedererkennung Ihres Browsers ein.

PostHog wird nur eingesetzt, wenn Sie im Cookie-Banner (§ 4) zugestimmt haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG); Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen. Die Daten werden auf einer in der EU gehosteten Instanz von PostHog (eu.posthog.com) verarbeitet.

Werbe- oder Retargeting-Technologien, etwa Google Ads oder Werbe-Pixel, setzen wir nicht ein.

Bei der Registrierung als Kandidat:in erheben wir u. a. Ihren Namen, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Berufsfeld, Sprachniveau, E-Mail-Adresse und Passwort sowie, sofern angegeben, Ihre Passnummer.

Diese Daten verarbeiten wir zur Durchführung des Registrierungsverfahrens, zur Bereitstellung Ihres Nutzerkontos und zur Erbringung der in unseren AGB beschriebenen Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bei der Registrierung als Arbeitgeber erheben wir u. a. Firmenname, Branche, Sitz, eine Unternehmensbeschreibung sowie die E-Mail-Adresse und das Passwort der registrierenden Person.

Diese Daten verarbeiten wir zur Durchführung des Registrierungsverfahrens und zur Erbringung der in unseren AGB beschriebenen Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Neu registrierte Konten erhalten zunächst den Status „in Prüfung"; wir prüfen die Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität, bevor wir das Konto freischalten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer verlässlichen, missbrauchsarmen Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Anbahnung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Über das Ergebnis der Prüfung, einschließlich einer etwaigen Ablehnung, informieren wir Sie per E-Mail.

Im Rahmen des Dokumenten-Uploads (§ 10) können Kandidat:innen u. a. einen Impfnachweis hochladen. Impfnachweise können Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie durch den aktiven Upload des jeweiligen Dokuments erteilen. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns kontaktieren; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Im Rahmen des Deutschland-Pfads laden Kandidat:innen Dokumente hoch, u. a. Lebenslauf, Motivationsschreiben, Sprachzertifikat, Schulzeugnisse, Reisepass, Foto-ID, Impfnachweise, Meldebestätigung sowie verfahrensbezogene Dokumente wie Vollmachten und Verträge.

Die Dokumente werden bei unserem Dienstleister Supabase gespeichert und sind nur für Sie, zuständige Mitarbeitende von VietMatch sowie — nach erfolgter Freischaltung bzw. im Rahmen einer Freigabe (§ 13) — die von Ihnen bzw. uns bestimmten Empfänger:innen zugänglich. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für den Impfnachweis gilt ergänzend § 9.

Kandidat:innen können ein Video-Interview mit vorgegebenen deutschsprachigen Fragen direkt im Browser aufzeichnen. Die Aufzeichnung wird auf unsere Server hochgeladen und dort gespeichert.

Das Video-Interview wird ausschließlich zum Zweck der Bewerbung verwendet und ist erst nach einer Freischaltung durch einen Arbeitgeber (§ 12) für diesen sichtbar. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Anbahnung eines Vertrags mit einem Arbeitgeber auf Ihren Wunsch.

Vor einer Freischaltung sehen Arbeitgeber nur eingeschränkte Angaben zu Ihrem Profil, u. a. Kürzel, Berufsfeld, Standort, Sprachniveau und Fortschritt entlang des Deutschland-Pfads. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse und das der Arbeitgeber an einer effizienten Personalsuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Anbahnung eines Vertrags in Ihrem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Schaltet ein Arbeitgeber Ihr Profil frei, erhält er Zugriff auf Ihre vollständigen Profildaten einschließlich Lebenslauf und Video-Interview. Der Arbeitgeber darf diese Daten nach unseren AGB ausschließlich zum Zweck der Personalgewinnung nutzen.

Im Rahmen der Fallbearbeitung können Mitarbeitende von VietMatch einzelne Dokumente oder einen Dokumenten-Ordner über einen zeitlich befristeten, individuellen Freigabe-Link mit ausgewählten Dritten teilen — etwa mit Sprachschulen, Arbeitgebern, Vermittlungsstellen, Versicherungen oder gesetzlichen Vertreter:innen, soweit dies für Ihren Prozess erforderlich ist. Der Zugriff kann durch ein Passwort geschützt und in seinem Umfang (Ansicht, Upload, Unterschrift) begrenzt werden.

Empfänger:innen eines Freigabe-Links werden beim Zugriff darauf hingewiesen, die Daten ausschließlich zweckgebunden zu verarbeiten und nicht ohne Ihre Einwilligung weiterzugeben. Jeder Zugriff auf einen Freigabe-Link — einschließlich fehlgeschlagener Passworteingaben, Ansicht, Download, Upload und Unterschrift — wird zu Nachweiszwecken protokolliert, u. a. Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerätekennung.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags sowie unser berechtigtes Interesse und das der Empfänger:innen an einer reibungslosen Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Freigabe-Links werden nach Ablauf ihrer Gültigkeit oder Erreichen der zulässigen Nutzungsanzahl automatisch gesperrt. Empfänger:innen sind für die eigene Weiterverarbeitung der Daten regelmäßig selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Erteilen Sie VietMatch eine gesonderte Vollmacht, etwa für das Verfahren zur Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit nach § 36 BeschV, verarbeiten und übermitteln wir die hierfür erforderlichen Daten an die zuständige Behörde. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Ihnen erteilten Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie, soweit einschlägig, die Erfüllung rechtlicher Pflichten im Verwaltungsverfahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Die Vollmacht ist ein eigenständiges Dokument, das Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Über die Nachrichtenfunktion können Sie mit unseren Mitarbeitenden in Kontakt treten, etwa zu Ihrem Bewerbungsprozess. Wir verarbeiten dabei den Inhalt Ihrer Nachrichten sowie etwaige Anhänge.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Über neue Nachrichten und Statusänderungen können wir Sie per E-Mail benachrichtigen; diese Benachrichtigungen können Sie in Ihren Konto-Einstellungen bzw. über den Abmelde-Link abbestellen (§ 17).

Bucht ein Arbeitgeber eine kostenpflichtige Leistung (Profil-Freischaltung oder Abonnement „Top-Bewertung"), verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten und übermitteln Zahlungsdaten an unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Kandidat:innen sind hiervon nicht betroffen, da die Nutzung für sie kostenfrei ist.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des mit dem Arbeitgeber geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch Stripe entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Stripe.

Wir versenden E-Mails im Zusammenhang mit Ihrem Konto, z. B. Registrierungsbestätigung, Freigabe oder Ablehnung, Termineinladungen und Statusänderungen, über unseren E-Mail-Dienstleister Resend. Diese transaktionalen E-Mails sind für den Betrieb Ihres Kontos erforderlich und können nicht abbestellt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Benachrichtigungen zu neuen Nachrichten und zu allgemeinen Prozess-Updates können Sie jederzeit über den Abmelde-Link in der jeweiligen E-Mail abbestellen, ohne sich einzuloggen. Rechtsgrundlage für diese Benachrichtigungen ist unser berechtigtes Interesse, Sie über für Sie relevante Vorgänge zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einen gesonderten Marketing- oder Newsletter-Versand gibt es derzeit nicht.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die uns bei der Bereitstellung der Plattform unterstützen und die wir, soweit sie in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO verpflichten:

• Supabase — Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher (Dokumente, Video-Interviews).
• Vercel — Hosting und Auslieferung der Anwendung, Performance-Messung (§ 5).
• PostHog — Produktanalyse, Sitzungsaufzeichnungen und Fehler-Tracking, ausschließlich nach Ihrer Cookie-Einwilligung (§ 4, § 5).
• Stripe — Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Leistungen der Arbeitgeber (§ 16).
• Resend — Versand transaktionaler E-Mails (§ 17).

Über Freigabe-Links (§ 13) können darüber hinaus einzelne Dritte, z. B. Sprachschulen, Arbeitgeber, Vermittlungsstellen, Versicherungen oder gesetzliche Vertreter:innen, Zugriff auf ausgewählte Daten erhalten; diese sind für ihre eigene Weiterverarbeitung regelmäßig selbst Verantwortliche und keine Auftragsverarbeiter von VietMatch.

Einzelne der in § 18 genannten Dienstleister können Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeiten. In diesem Fall stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission — beispielsweise das EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter hierfür zertifiziert ist — oder durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, u. a. eine verschlüsselte Übertragung (TLS), rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen auf Datenbankebene (Row-Level-Security) sowie eine Protokollierung sicherheitsrelevanter administrativer Vorgänge.

Zugriff auf Ihre Daten haben nur Mitarbeitende von VietMatch, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Administrative Änderungen, etwa Freigaben oder Statusänderungen, werden in einem Prüfprotokoll erfasst; der lesende Zugriff auf einzelne Profile wird technisch nicht in jedem Fall gesondert protokolliert.

Wir speichern personenbezogene Daten, solange dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, insbesondere für die Dauer Ihres Nutzungsvertrags, sowie darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Handels- oder Steuerrecht, dies erfordern.

Eine automatisierte, generelle Löschroutine für Dokumente, Video-Interviews oder abgelehnte bzw. inaktive Konten besteht derzeit nicht; die Löschung erfolgt auf Anfrage nach § 22 oder im Rahmen einer manuellen Prüfung durch VietMatch. Eine Ausnahme bilden technische Sicherheitsprotokolle zur Betrugsprävention, die automatisiert nach 30 Tagen gelöscht werden.

Möchten Sie die Löschung Ihrer Daten beantragen, wenden Sie sich an die in § 1 genannte Kontaktadresse.

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in § 1 genannte Kontaktadresse.

Sie haben unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für VietMatch zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Sitz der Viet Hoang und wird hier ergänzt, sobald die endgültige Anschrift feststeht: [zuständige Landesdatenschutzbehörde].

Die Registrierung und Nutzung der Plattform setzt die Angabe bestimmter Daten voraus (§§ 6, 7); ohne diese Angaben können wir Ihnen den Zugang zur Plattform und die damit verbundenen Leistungen nicht anbieten. Für einzelne im Bewerbungsprozess angeforderte Dokumente, insbesondere den Impfnachweis (§ 9), holen wir zusätzlich Ihre Einwilligung ein; nähere Hinweise hierzu erhalten Sie im jeweiligen Prozessschritt der Anwendung.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die für Sie eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Angezeigte Werte wie Sprachniveau oder Fortschrittsanzeigen dienen ausschließlich der Information und Orientierung und werden nicht automatisiert zur Entscheidung über eine Vermittlung herangezogen.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn dies aufgrund geänderter Rechtslage, Rechtsprechung oder einer Änderung unserer Datenverarbeitung erforderlich wird. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs der Plattform aktuelle, unter vietmatch.de/datenschutz abrufbare Fassung.